IT-drift vs. intern IT-avdelning: Vad lönar sig för företag under 50 anställda?

För de allra flesta företag med färre än 50 anställda lönar sig outsourcad IT-drift framför en egen IT-avdelning. Anledningen är enkel: en intern IT-tekniker kostar minst 45 000 kr per månad i lönekostnad, medan en extern IT-partner kan leverera bredare kompetens för 5 000-15 000 kr per månad. Det innebär att ni sparar hundratusentals kronor per år och samtidigt får tillgång till ett helt team istället för en enda person.

Vad menar vi med IT-drift?

IT-drift innebär det löpande ansvaret för att era IT-system fungerar. Det handlar om övervakning, underhåll, säkerhetsuppdateringar, backup och support till medarbetare. Utan fungerande IT-drift riskerar ni driftstopp som kostar både pengar och förtroende.

Det finns två huvudsakliga sätt att lösa IT-drift: bygga en intern IT-avdelning eller outsourca till en extern partner. Låt oss titta på vad respektive alternativ faktiskt kostar.

Vad kostar en intern IT-avdelning?

En heltidsanställd IT-tekniker i Sverige har en genomsnittlig månadslön på cirka 35 000 kr enligt SCB:s lönestatistik. Med arbetsgivaravgifter, semesterersättning och pensionsavsättningar landar den totala månadskostnaden på minst 45 000-55 000 kr.

Men lönekostnaden är bara början. Utöver den tillkommer:

• Verktyg och licenser — övervakningssystem, ärendehantering, fjärrverktyg: 3 000-8 000 kr/mån
• Utbildning och certifieringar — IT utvecklas snabbt, och kompetens måste underhållas: 20 000-40 000 kr/år
• Rekryteringskostnad — att hitta rätt person tar tid och kostar pengar: 50 000-100 000 kr vid nyanställning
• Frånvaro — semester, sjukdagar och VAB innebär att ni saknar IT-stöd under perioder

Summerar man allt landar den verkliga årskostnaden för en intern IT-person på minst 650 000-800 000 kr. Det ger en månadskostnad på 55 000-67 000 kr.

Vad kostar outsourcad IT-drift?

En extern IT-partner prissätter vanligtvis efter antal användare. Enligt branschdata ligger spannet på 300-900 kr per användare och månad för en heltäckande lösning.

Det innebär att ett företag med 20 anställda betalar ungefär 6 000-18 000 kr per månad för professionell IT-drift som inkluderar support, övervakning, backup och säkerhet.

I det priset får ni dessutom tillgång till ett helt team med specialister inom nätverk, säkerhet, moln och support — inte bara en generalist. Läs mer om vad som ingår i vår IT-drift.

Jämförelse: Intern IT vs. outsourcad IT-drift

| | Intern IT-avdelning | Outsourcad IT-drift | |---|---|---| | Månadskostnad (20 anställda) | 55 000-67 000 kr | 6 000-18 000 kr | | Årskostnad | 660 000-800 000 kr | 72 000-216 000 kr | | Kompetensbredd | En person, begränsad specialisering | Team med flera specialister | | Tillgänglighet | Kontorstid, ej vid frånvaro | Ofta utökade tider, ibland 24/7 | | Skalbarhet | Kräver nyrekrytering | Justera antalet användare | | Proaktiv övervakning | Möjligt men ofta bortprioriterat | Ingår som standard | | Risk vid uppsägning | All kunskap försvinner | Dokumenterat och teambaserat |

Skillnaden blir ännu tydligare vid mindre företag. Ett företag med 10 anställda betalar kanske 3 000-9 000 kr/mån för extern IT-drift — en tiondel av kostnaden för en heltidsanställd.

Break-even-analys: När lönar sig intern IT?

Frågan de flesta ställer sig är: vid vilken storlek blir det billigare med egen IT-personal? Svaret beror på flera faktorer, men här är en förenklad kalkyl.

Antag följande:

• Extern IT-drift kostar 500 kr per användare och månad
• Intern IT-person kostar 55 000 kr/mån totalt
• En intern IT-tekniker kan hantera ungefär 50-70 användare effektivt

Break-even beräkning: 55 000 kr / 500 kr per användare = 110 användare

Det innebär att den externa lösningen är billigare ända upp till runt 100 användare — långt bortom gränsen på 50 anställda. I praktiken hamnar break-even ofta ännu högre, eftersom ni med intern personal behöver lägga till kostnader för vikarier, verktyg och kompetensutveckling.

Slutsatsen: För företag under 50 anställda är outsourcad IT-drift nästan alltid mer ekonomiskt fördelaktigt.

Tre risker med enbart intern IT

1. Nyckelpersonsberoende

Om er enda IT-person säger upp sig, blir sjuk eller går på semester har ni ingen som kan lösa akuta problem. 72 procent av svenska småföretag anger att beroendet av enskilda nyckelpersoner är en av deras största risker, enligt en rapport från Tillväxtverket.

2. Begränsad kompetens

IT-området är enormt. En person kan inte vara expert på nätverk, cybersäkerhet, molntjänster, serveradministration och användarsupport samtidigt. Med en extern partner får ni ett team som täcker alla dessa områden.

3. Reaktiv istället för proaktiv

En ensam IT-ansvarig drunknar ofta i dagliga supportärenden och hinner aldrig med förebyggande arbete. Resultatet? Fler driftstopp, fler akuta insatser och högre kostnader över tid.

Verkligt exempel: Restaurangkedja som bytte till extern IT-drift

En av våra kunder, en restaurangkedja med 30 anställda, hade tidigare en intern IT-ansvarig som delade sin tid mellan IT och andra uppgifter. Resultatet var återkommande kassastopp, långsam internetuppkoppling och bristande säkerhetskopiering.

Efter bytet till outsourcad IT-drift minskade deras oplanerade driftstopp med 93 procent och de sparade över 25 000 kr per månad jämfört med den tidigare lösningen. Läs hela berättelsen i vårt kundcase om restaurangkedjan.

Så väljer ni rätt modell för ert företag

Det handlar inte om att ett alternativ alltid är rätt. Här är en enkel tumregel:

| Företagsstorlek | Rekommendation | |---|---| | 1-10 anställda | Outsourcad IT-drift, grundpaket | | 10-30 anställda | Outsourcad IT-drift, heltäckande avtal | | 30-50 anställda | Outsourcad IT-drift, eventuellt med en intern IT-samordnare | | 50+ anställda | Intern IT-avdelning med extern partner som komplement |

En hybridmodell där ni har en intern IT-samordnare som arbetar nära en extern partner kan fungera bra i intervallet 30-50 anställda. Samordnaren hanterar det dagliga och partnern står för specialistkompetens och bevakning.

Vanliga frågor

Kan vi byta till outsourcad IT-drift utan driftstopp?

Ja, en professionell IT-partner genomför övergången stegvis. Vanligtvis börjar man med en inventering av er nuvarande miljö, parallellkör systemen under en övergångsperiod och slår sedan över helt. De flesta övergångar tar 2-4 veckor och sker utan avbrott i verksamheten.

Vad händer om vi vill avsluta avtalet med den externa partnern?

En seriös IT-partner dokumenterar allt de gör och säkerställer att ni aldrig blir inlåsta. Vid ett avslut får ni all dokumentation, lösenord och åtkomst. Det är en av fördelarna jämfört med att förlita sig på en enda anställd som kan ta med sig all kunskap vid en uppsägning.

Tappar vi kontroll över vår IT om vi outsourcar?

Tvärtom. Med en extern partner får ni regelbundna rapporter, tydliga SLA:er och full insyn i vad som görs. De flesta företag upplever att de har bättre koll på sin IT efter att ha outsourcat, eftersom allt dokumenteras och mäts systematiskt.

Kan en extern partner hantera branschspecifika system?

De flesta etablerade IT-partners har erfarenhet av vanliga branschsystem inom exempelvis restaurang, detaljhandel, bygg och professionella tjänster. Fråga alltid efter relevanta referenser innan ni tecknar avtal. Om er bransch har mycket specifika krav kan en kombinationsmodell med intern specialistkompetens och extern generell drift vara den bästa lösningen.

Sammanfattning

Outsourcad IT-drift slår intern IT-avdelning för företag under 50 anställda på nästan alla punkter: kostnad, kompetensbredd, tillgänglighet och skalbarhet. Räkna med att spara 400 000-600 000 kr per år jämfört med en heltidsanställd IT-tekniker, samtidigt som ni får tillgång till ett helt team av specialister.

Det enda scenariot där intern IT kan vara motiverat i den här storleksklassen är om ni har extremt branschspecifika behov som kräver daglig fysisk närvaro. I alla andra fall är outsourcad IT-drift det smartare valet.