Bokföring automatiserad med Fortnox
Från manuella verifikationer till helautomatisk bokföring via Fortnox API
Utmaningen
En detaljhandelskedja med fyra butiker hanterade all bokföring manuellt. Varje kvittobunt sorterades för hand, verifikationer skapades en och en i Fortnox, och bankavstämning gjordes manuellt varje fredag.
Ekonomistenten spenderade tre hela dagar i veckan bara på att mata in siffror. Fel smög sig in regelbundet — en felaktig kontering kunde ta timmar att hitta. Månadsbokslutet blev en stressig vecka istället för en smidig dag.
När kedjan planerade att öppna en femte butik insåg ägaren att det manuella arbetssättet inte var skalbart. Att anställa ytterligare en ekonomiassistent bara för datainmatning kändes som slöseri.
Vad vi gjorde
Analys av bokföringsflödet
Vi kartlade varje steg från kassatransaktion till färdig verifikation. Vi identifierade att 80% av verifikationerna var återkommande typer som kunde automatiseras helt.
API-koppling mellan kassasystem och Fortnox
Vi byggde en integration som automatiskt hämtar dagliga försäljningsrapporter från kassasystemet och skapar verifikationer i Fortnox med rätt kontering, moms och kostnadsställe.
Automatisk leverantörsfakturahantering
Inkommande leverantörsfakturor skannas med AI, matchas mot beställningar, och bokförs automatiskt. Godkännande sker via en enkel mobilapp.
Realtidsdashboard för ekonomi
Vi satte upp automatiska rapporter som uppdateras i realtid: försäljning per butik, kostnadsutveckling, kassaflöde och budget vs utfall.
Resultat
−90% manuell bokföringstid
Från 15 timmar per vecka till under 2 timmar med automatiserade verifikationer.
0 manuella verifikationer
Alla återkommande transaktioner bokförs automatiskt via Fortnox API.
Realtidsrapporter
Ledningen ser försäljning, kostnader och kassaflöde uppdaterat varje dag — inte bara vid månadsbokslut.
Femte butiken öppnad
Utan extra administrativ personal tack vare det automatiserade flödet.
Vi öppnade en ny butik utan att behöva anställa någon för bokföringen. Det hade varit otänkbart förut.
Vill du uppnå liknande resultat?
Berätta om er situation så återkommer vi med ett förslag — kostnadsfritt och utan bindning.
Kom igång