Byrå sparar 20 timmar i veckan
Från manuella processer till helautomatiska flöden — 20 timmar frigjorda varje vecka
Utmaningen
En marknadsföringsbyrå med 25 anställda hade vuxit snabbt men processerna hade inte hängt med. Fakturering gjordes manuellt i kalkylark, tidrapporter samlades in via mejl, och e-postkampanjer till kunder skapades och skickades för hand.
Varje faktura tog 15–20 minuter att hantera: samla underlag, fylla i rätt uppgifter, skicka, och sedan följa upp betalning. Med 200+ fakturor i månaden blev det ett heltidsjobb bara att hantera pappersarbetet.
Onboarding av nya medarbetare tog 60 minuter per person — skapa konton, beställa dator, tilldela behörigheter, lägga till i rätt kanaler. Med hög personalomsättning i branschen upprepades processen flera gånger i månaden. Ledningen insåg att byrån spenderade en fjärdedel av sin kapacitet på administration istället för kundarbete.
Vad vi gjorde
Kartläggning av alla manuella processer
Vi intervjuade nyckelpersoner och dokumenterade varje steg i de mest tidskrävande processerna: fakturering, kampanjutskick, onboarding och veckorapportering. Vi mätte exakt hur lång tid varje moment tog.
Automatiserad fakturahantering
Vi implementerade en lösning där AI läser inkommande fakturor, extraherar relevant data (belopp, leverantör, förfallodatum), och skickar dem direkt till rätt godkännare. Godkända fakturor bokförs automatiskt. Hanteringstiden per faktura gick från 15 minuter till under 2.
E-postkampanjer kopplade till CRM
Istället för manuella utskick byggde vi triggerbaserade flöden. När en kund nådde en viss fas i projektet, eller när en lead inte hört av sig på 14 dagar, skickades rätt mejl automatiskt. Medarbetarna behövde inte tänka på det.
Onboarding-automation för nya medarbetare
Vi kopplade ihop HR-systemet med IT: när en ny medarbetare registreras skapas automatiskt e-postkonto, Slack-inbjudan, projektbehörigheter, och en datorbeställning skickas. Processen som tog 60 minuter manuellt sker nu med ett knapptryck.
Automatiska veckobrev och rapporter
Varje måndag morgon genereras en rapport med nyckeltal: beläggning, fakturerat vs budget, och kampanjresultat. Rapporten skickas automatiskt till ledningsgruppen — ingen behöver sammanställa den manuellt.
Resultat
20 timmar/vecka frigjorda
Tid som tidigare gick åt till administration omdirigerades till kundprojekt och ny affärsutveckling.
−80% fakturatid
Fakturahantering gick från 15 minuter per faktura till under 2 minuter tack vare AI-driven inläsning och automatisk godkännandekedja.
−75% onboarding-tid
Nya medarbetare har alla konton och verktyg redo redan innan första arbetsdagen.
Teamet fokuserar på kundarbete
Projektledarna rapporterade att de äntligen kunde ägna dagarna åt det de var anställda för: kreativt arbete och kundrelationer.
Vi visste att det tog tid, men att det var 20 timmar i veckan — det hade vi aldrig räknat på.
Vill du uppnå liknande resultat?
Berätta om er situation så återkommer vi med ett förslag — kostnadsfritt och utan bindning.
Kom igång