Order till betalning
Automatiserad fakturering - från order till betalning utan manuella steg
När order, leverans och fakturering lever i olika steg blir ekonomi ofta en manuell brygga mellan systemen. Vi bygger ett flöde där rätt händelse automatiskt skapar fakturaunderlag med rätt kund, rätt pris och rätt villkor.
En sådan lösning tar vanligtvis 4-8 veckor att bygga och kostar ofta omkring 150 000 kr. Betalning sker först när allt är färdigbyggt och ni är nöjda med resultatet.
Kort svar: när är den här integrationslösningen rätt?
Den här integrationslösningen är rätt när företaget redan har fungerande system men förlorar tid varje vecka på att data måste flyttas manuellt mellan dem. En första leverans fokuserar normalt på ett avgränsat flöde, tar ofta 4-8 veckor och kostar omkring 150 000 kr. Målet är att ta bort ett konkret stopp i vardagen: dubbla registreringar, felaktiga lagersaldon, långsam offert-till-order, manuella fakturasteg eller kunddata som inte når rätt system i tid. Vi börjar med att kartlägga vilket system som äger vilken information, bygger kopplingen mellan de viktigaste stegen och lämnar en lösning som går att följa upp och bygga vidare på utan nytt parallellarbete.
När fakturan byggs för hand trots att affären redan finns i systemen
I många verksamheter ligger ordern i ett system, leveransen i ett annat och fakturan skapas manuellt i ekonomisystemet. Det betyder att samma data skrivs om, kontrolleras och rattas flera gånger innan kunden till slut får sin faktura.
Det forsinkar kassaflödet, skapar onodiga kreditfakturor och lägger tung administration på ekonomi eller projektadministration. Ofta är det en av de tydligaste flaskhalsarna i tillväxten.
Passar företag som vill
- Service- och projektbolag som fakturerar utifrån arbetsorder, tid eller material.
- Grossister och distributorer som här manuella steg mellan order och faktura.
- Företag som vill korta tiden mellan leverans och betalning.
- Bolag som vill få bättre sparbarhet mellan affär, leverans och faktura.
Så automatiserar vi vägen från order till fakturaunderlag
Vi utgår från vad som ska trigga faktureringen i er verksamhet och bygger ett flöde som gör att ekonomi bara hanterar undantag i stället för allt manuellt grundarbete.
Vi identifierar vilken händelse som ska starta fakturaflödet: levererad order, klar arbetsorder, tidrapport eller annan intern status.
Vi mappar kunddata, artikelrader, priser, moms, referenser och betalningsvillkor till ekonomisystemet.
Vi ser till att fakturaunderlaget skapas med rätt struktur och att eventuella avvikelser fläggas tydligt.
Vi kan skriva tillbaka fakturanummer eller fakturastatus till de system där verksamheten följer upp kunden.
Vi bygger loggning och regler för krediteringar, deldebitering eller andra scenarier som är vanliga hos er.
Snabbare fakturering handlar lika mycket om flöde som om ekonomi
När order, leverans och faktura håller ihop minskar det manuella jobbet på ekonomi samtidigt som kunden får snabbare och mer korrekta underlag.
Vanliga scenarier i en första leverans
En första leverans brukar fokusera på de fakturascenarier som orsakar mest handpåläggning i dag.
Fakturaunderlag från rätt händelse
Order, leveranser, arbetsorder eller tidrapporter kan skapa fakturaunderlag automatiskt när tydliga villkor är uppfyllda.
Pris och villkorslogik medföljer
Kundpriser, rabatter, projektreferenser och betalningsvillkor hamnar på rätt plats i ekonomisystemet.
Bättre sparbarhet
Det blir enklare att se vilken order, leverans eller arbetsorder en faktura bygger på när hela kedjan håller ihop.
Undantagshantering i stället för manuellt standardjobb
Ekonomi behöver bara titta på de fakturor som faktiskt sticker ut, inte alla normalfall.
Status tillbaka till verksamheten
Ni kan skriva tillbaka fakturastatus eller fakturanummer till order-, service- eller CRM-flöden där uppföljningen sker.
Affärsnytta som märks i vardagen
Ni får ett snabbare och mer kontrollerat betalflöde utan att bygga ett nytt parallellt manuellt arbete.
Kortare tid till betalning
Fakturaunderlaget skapas snabbare när informationen redan finns där den behövs.
Färre fakturafel
Priser, villkor och referenser flyttas system-till-system i stället för att skrivas om manuellt.
Mindre ekonomiadmin
Teamet lägger mindre tid på radregistrering och mer tid på kontroll av verkliga undantag.
Bättre uppföljning
Det blir enklare att se hur långt en affär kommit från order till faktura och betalning.
Från nuläge till lansering på 4-8 veckor
Processen är byggd för att ge fart utan att tappa kontrollen.
Steg 1
Kort nulagesanalys
Vi kartlägger system, dataflöden och de manuella steg som i dag tar mest tid eller skapar flest fel.
Steg 2
Datakarta och ansvar
Vi bestammer vilket system som ager vilken data, vilka triggers som ska styra flödet och hur undantag ska hanteras.
Steg 3
Bygg och integration
Kopplingar, regelmotorer och notifieringar byggs parallellt med den vy eller portal som behövs i första versionen.
Steg 4
Test med riktiga scenarier
Vi testar med verkliga kunder, artiklar, offerter, arbetsorder eller fakturaunderlag så att lösningen fungerar i vardagen.
Steg 5
Lansering och uppföljning
Ni går live med ett avgränsat, stabilt upplägg som går att följa upp och bygga vidare på utan att skapa ett nytt parallellarbete.
Tidsram, pris och villkor
Tidsram
4-8 veckor
För en tydligt avgränsad första version i normalfallet.
Prisnivå
Ca 150 000 kr
Beror på antal system, regler, datamängder och vilka delar som ska ingå i första steget.
Betalning
När ni är nöjda
Betalning sker först när lösningen är färdigbyggd och ni är nöjda med resultatet.
Berätta hur fakturaunderlag byggs i dag
Skriv gärna vilket system ordern ligger i, vad som triggar fakturering i dag och var det manuella steget uppstar. Då kan vi snabbt se hur ett första upplägg borde se ut.
15-20 minuter räcker ofta för att avgöra om flödet är relevant, hur scope bör avgränsas och vilken del som bör byggas först.
Relaterade integrationslösningar
De här sidorna är ofta nästa naturliga steg när flera delar av flödet behöver hänga ihop samtidigt.
Vanliga frågor
Ja. Vi kan bygga regler för olika fakturascenarier så lange vi tydligt definierar vad som ska starta respektive steg.
Ja, det är vanligt. Då bygger vi ett flöde som samlar ihop underlaget innan det skrivs vidare till ekonomisystemet.
Ja. Det är ofta vardefullt för sälj, arbetsledning eller kundservice att se om en affär är fakturerad eller inte.
Nej. En vanlig första version är att automatisera normalfallen och behalla tydlig manuell kontroll för undantag.
Betalning sker först när lösningen är färdigbyggd och ni är nöjda med resultatet.